On dépose le travail réalisé
Chaque pièce est rangée dans une rubrique — Bilans, Marketing, Appels d’offres — et reçoit un niveau de confidentialité.
Le travail de conseil, rangé et partageable.
Une mission de conseil laisse des centaines de fichiers : bilans, comptes rendus, réponses d’appels d’offres, courriers, questionnaires. Kaptia les rassemble en un seul endroit, les remet dans l’ordre du temps, et ouvre à chaque intervenant exactement ce qui le concerne.
Ce n’est ni un espace de stockage, ni un outil de travail à plusieurs : on n’y rédige pas, on n’y modifie pas un document à deux. C’est la mémoire d’une mission, consultable longtemps après qu’elle est finie.
Les accès sont créés à la main. Si vous n’en avez pas encore, votre interlocuteur vous en ouvre un.
Comment ça marche
On dit qui participe, et à quel titre
Intervenant, référent d’une ou plusieurs rubriques, dirigeant. Une même personne peut être dirigeante d’une mission et simple intervenante d’une autre.
Chacun entre par un lien reçu par courriel
Valable trente minutes, utilisable une seule fois. Rien à retenir, rien à réinitialiser six mois plus tard.
La frise raconte la mission
Chaque dépôt, chaque atelier, chaque décision s’y pose dans l’ordre du temps — filtrée elle aussi selon les droits du lecteur.
Quatre niveaux, et une règle par niveau
C’est le cœur du service. Une pièce n’est pas « partagée » ou « privée » : elle porte un niveau, et ce niveau décide seul de qui l’ouvre.
Interne à la mission
Toute personne membre
Comptes rendus, guides, notes de méthode : ce que tout le monde doit pouvoir lire.
Confidentiel
Le référent de la rubrique
La responsable marketing voit tout le marketing, y compris ce qui y est confidentiel — et rien des appels d’offres.
Réservé à la direction
Les dirigeants
Bilans collectifs, décisions stratégiques, éléments de gouvernance.
Nominatif
Entre le consultant et la personne
Un bilan individuel n’est ouvert qu’à celui dont il parle. Pas à la direction : il n’existe que parce que la personne sait qu’il ne remontera pas.
Ce qu’on y range
Une mission de conseil produit plus de choses qu’on ne croit. Les rubriques d’une mission en cours :
- Bilans
- Direction
- Commercial
- Marketing
- Appels d’offres
- Technique & IT
- Propositions
- Rapports
- Correspondance
- Ateliers
- Charte graphique
- Ressources
Ce que Kaptia ne fait pas
Le dire vaut mieux que de le laisser découvrir. Kaptia n’édite pas les documents : il les présente et les distribue. Il ne remplace ni une messagerie ni un outil de gestion de projet, et il ne s’ouvre pas à l’inscription libre — chaque accès est créé à la main.
Il ne mesure pas non plus l’audience. La seule trace conservée est « telle personne a ouvert telle pièce, tel jour » : elle n’est visible que de la direction de la mission, et elle existe pour répondre à une question de suivi — « le livrable a-t-il été lu ? ».
Questions fréquentes
Qui peut voir quoi ?
Chacun voit ce qui le concerne, et rien d’autre. Un bilan nominatif n’est ouvert qu’à la personne dont il parle et au consultant — pas à la direction, qui n’y a aucun accès. Une rubrique confiée à un référent lui est ouverte en entier. La règle est vérifiée sur le serveur à chaque ouverture, jamais par le secret d’une adresse.
Faut-il retenir un mot de passe ?
Non. On demande un lien de connexion à son adresse électronique : il arrive en quelques secondes, vaut trente minutes et ne fonctionne qu’une fois. Un mot de passe reste possible pour qui se connecte souvent, il n’est imposé à personne.
Que deviennent les documents ?
Ils sont rangés hors de la racine du site : aucun n’est accessible par une adresse, même devinée. Ils ne sortent que par une page qui vérifie d’abord les droits du lecteur.
Kaptia est-il ouvert à l’inscription ?
Non. Les accès sont créés à la main, mission par mission. C’est un espace de travail entre un consultant et ses clients, pas un service en libre accès.
Y a-t-il des traceurs ?
Aucun. Pas de cookie publicitaire, pas de mesure d’audience par un tiers, pas de police ni de bibliothèque chargée sur un serveur extérieur. Le seul cookie posé est celui de la session, et il est nécessaire à la connexion.